กิจกรรม TPM ในสำนักงาน (TPM in Office)

Pillar 7 - กิจกรรม TPM ในสำนักงาน (TPM in Office)

หน่วยงานที่ไม่ได้ทำการผลิตโดยตรง เช่น ฝ่ายบริหาร ฝ่ายวิจัยและพัฒนา ฝ่ายจัดซื้อ ควรจะให้การสนับสนุนงานในส่วนของการผลิตให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

โดยการนำแนวคิดกิจกรรม TPM มาประยุกต์ใช้ในงานเพื่อลดความสูญเสียในงานสำนักงาน

กิจกรรม TPM ในสำนักงาน ต้องดำเนินอยู่บนพื้นฐานของ 5 เสาหลัก ได้แก่ การปรับปรุงเฉพาะเรื่อง การบำรุงรักษาด้วยตนเอง การศึกษาและฝึกอบรม การจัดทำระบบการ มอบหมายงาน และการจัดทำระบบประเมินผลงาน

กิจกรรม TPM ในสำนักงาน ต้องมีการกำหนดหน่วยวัด ดัชนีวัดความสำเร็จ และค่า มาตรฐานที่ยอมรับได้ เพื่อใช้ในการติดตามความคืบหน้าของการปรับปรุงงานในสำนักงาน

แนวคิดและความสำคัญของกิจกรรม TPM ในสำนักงาน

1. บทบาทของงานบริหารและงานสนับสนุน

หน่วยงานที่ไม่ได้ทำการผลิตโดยตรง เช่น ฝ่ายบริหาร ฝ่ายวิจัยและพัฒนา ฝ่ายจัดซื้อ ก็มีบทบาทสำคัญต่อการอำนวยความสะดวกให้กับฝ่ายผลิต เช่น

การประสานงานต่างๆ การจัดเตรียมงานเอกสาร การจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งถ้างานบริหารและงานสนับสนุนต่างๆ กระทำด้วยความล่าช้า ไม่มีประสิทธิภาพหรืออาจกล่าวได้ว่าเกิดความสูญเสียนั่นเอง ก็จะทำให้ฝ่ายผลิตซึ่งถือว่าเป็นหน่วยงานหลักในการสร้างรายได้เข้าสู่บริษัทไม่สามารถทำงานได้ด้วยความราบรื่น

นอกจากนั้น งานสำนักงานต่างๆ ยังต้องมีหน้าที่ในการปรับปรุงการเพิ่มผลผลิตของตนเอง ลดต้นทุนตามกลยุทธ์หรือนโยบายในการแข่งขันของบริษัท

กิจกรรม TPM ในสำนักงานจะช่วยให้การทำงานบริหารและงานสนับสนุนของหน่วยงานที่ไม่ได้ทำการผลิตโดยตรงบรรลุตามบทบาทดังกล่าว เนื่องจากการ

ปรับปรุงกิจกรรมในสำนักงานมี วัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้

• ช่วยให้การทำกิจกรรม TPM ในส่วนการผลิตของพนักงานกลุ่มต่างๆ ได้รับความสะดวกมากยิ่งขึ้น

• ลดความสูญเสียต่างๆ ที่เกิดขึ้นในงานสำนักงาน

2. การเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

การเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน คือ การเพิ่มผลงาน (การปรับปรุงคุณภาพและการบริหาร) และการลดปัจจัยที่ใช้ในการทำงาน (ลดความสูญเสียและความสิ้นเปลือง) ซึ่งการเพิ่มผลงานประกอบด้วย การพัฒนาศักยภาพการตัดสินใจ การปรับปรุงการทำงาน การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท และการปรับปรุงสถานที่ทำงาน สำหรับการลดปัจจัยการทำงานสามารถทำได้โดยการใช้ทรัพยากรต่างๆ ให้คุ้มค่า เช่น ลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน ลดจำนวนแรงงาน ทำงานให้ง่ายขึ้น และปรับปรุงคุณภาพของการประสานงาน ภาพด้านล่างแสดงโครงสร้างของการปรับปรุงการเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

3. ความสูญเสียในสำนักงาน

ความสูญเสียในการทำงาน (Waste) ประกอบไปด้วย ความสูญเสียจากกระบวนการตัดสินใจ ความสูญเสียจากการประสานงาน และความสูญเสียจากการทำเอกสารและการประมวลผลข้อมูล ดังภาพแสดงโครงสร้างของความสูญเสียที่เกิดขึ้น